MEDIASERVICE24

Jak zaplanować nagłośnienie dużego wydarzenia?

Nagłośnienie dużego wydarzenia planuje się etapami, zaczynając od wizji lokalnej i programu, a kończąc na próbie technicznej tuż przed rozpoczęciem, nie od razu od wyboru konkretnego sprzętu. W MediaService24 duże realizacje prowadzi zespół złożony z project managera, realizatorów i techników, bo jedna osoba nie ogarnie jednocześnie logistyki, montażu i obsługi na żywo. Im więcej elementów programu, tym wcześniej trzeba zacząć planowanie, żeby uniknąć improwizacji w dniu wydarzenia.

W skrócie

• Planowanie dużego wydarzenia zaczyna się od wizji lokalnej i programu, nie od wyboru sprzętu.
• Przy złożonych realizacjach dźwiękiem zajmuje się zespół, nie jedna osoba.
• Harmonogram montażu i demontażu trzeba ustalić z wyprzedzeniem, zwłaszcza przy wielu elementach produkcji.
• Plan sali dostarczony przez obiekt często różni się od stanu faktycznego, dlatego wizja lokalna jest niezbędna.

Od czego zaczyna się planowanie nagłośnienia dużego wydarzenia

Planowanie zaczyna się od wizji lokalnej i pełnego programu wydarzenia, nie od razu od wyboru konkretnego sprzętu, bo bez tych dwóch elementów każda wycena jest tylko przybliżeniem. Im bardziej złożone wydarzenie, tym więcej pytań trzeba zadać na samym początku, zanim padnie propozycja konkretnej konfiguracji. Trzy elementy sprawdzamy zawsze w pierwszej kolejności.

• Program wydarzenia: kolejność wystąpień, liczba mówców, momenty zmiany charakteru dźwięku.
• Wizja lokalna: rzeczywisty układ sali, dostępne zasilanie, ograniczenia przestrzenne.
• Harmonogram ekipy: montaż, próba techniczna, obsługa na żywo, demontaż.

Przy CEEQA, branżowej gali rozdania nagród z rozbudowanym programem i wieloma mówcami, harmonogram planowania zaczął się na długo przed samym wydarzeniem i obejmował ustalenie kolejności występów, potrzebnej liczby mikrofonów oraz momentów, w których zmienia się charakter dźwięku ze scenicznego na bardziej kameralny. Im więcej punktów programu i osób na scenie, tym więcej zmiennych trzeba uwzględnić już na etapie pierwszej rozmowy z organizatorem. Dopiero po ustaleniu tych szczegółów przechodzimy do konkretnej wyceny sprzętu niezbędnego do nagłośnienia imprezy.

Dlaczego strefa realizatora nie zawsze może stanąć na środku sali

Strefa realizatora w teorii najlepiej sprawdza się na środku sali, ale w praktyce często trzeba ją przesunąć, bo to miejsce bywa zajęte przez stoły bankietowe, kamery telewizyjne albo ekran projekcyjny. Przy Sage Summit stanowisko realizatora musiało zostać przesunięte na bok sali, bo centralne miejsce zajmował duży ekran LED widoczny z każdego punktu widowni. Realizator pracujący z boku traci część naturalnej perspektywy na to, jak brzmi środek sali, dlatego w takich sytuacjach częściej korzystamy z pomiarów mikrofonem referencyjnym niż wyłącznie z odsłuchu na miejscu.

To rozwiązanie kosztuje więcej przygotowań przed wydarzeniem, ale eliminuje ryzyko, że dźwięk zabrzmi inaczej niż zakładał realizator. Pomiar referencyjny wykonujemy zwykle podczas próby technicznej, jeszcze zanim sala zacznie się zapełniać gośćmi. Dzięki temu korekty wprowadzone na podstawie pomiaru, nie samego słuchu, są punktem odniesienia przez cały czas trwania wydarzenia.

Co się zmienia, gdy na scenie pojawia się występ na żywo

Występ na żywo zmienia wymagania wobec systemu, bo instrumenty i wokal potrzebują innego pasma i głośności niż spokojna wypowiedź prelegenta. Przy HM Loves Music, wydarzeniu łączącym część promocyjną z oprawą muzyczną, konfiguracja musiała pozwalać na płynne przejście między spokojną prezentacją a częścią z żywym udziałem muzyków, bez przerwy na przezbrajanie sprzętu. Dodatkowe mikrofony instrumentalne i osobne kanały na stole mikserskim ustawiliśmy zawczasu, żeby przejście między blokami programu nie wymagało przerwy technicznej.

Ten sam mikrofon, który dobrze sprawdza się przy przemowie, rzadko sprawdza się równie dobrze przy wokalu na żywo. Różnice w czułości i charakterystyce kierunkowej sprawiają, że mikrofon dobrany do mowy potrafi przy śpiewie zniekształcać barwę głosu lub łatwiej wpadać w sprzężenie. Dlatego przy wydarzeniach mieszanych planujemy osobny zestaw mikrofonów dla każdej części programu, zamiast szukać jednego uniwersalnego rozwiązania.

Jak wygląda harmonogram montażu i demontażu przy dużym evencie

Harmonogram montażu przy dużym evencie zaczyna się zwykle dzień lub dwa przed samym wydarzeniem, żeby zostawić czas na próbę techniczną bez presji zbliżającego się startu. Przy Re.Think Project, produkcji łączącej część konferencyjną z pokazami na żywo, montaż sprzętu audio odbywał się równolegle z montażem sceny i oświetlenia, według wspólnego harmonogramu ustalonego z pozostałymi ekipami technicznymi. Kolejność montażu miała znaczenie, bo okablowanie audio trzeba było poprowadzić, zanim na miejscu pojawiła się konstrukcja sceniczna ograniczająca dostęp do niektórych punktów sali.

Demontaż zaplanowaliśmy analogicznie, w kolejności odwrotnej do montażu, żeby żadna ekipa nie blokowała pracy drugiej. Przy wydarzeniach z krótkim oknem czasowym na opuszczenie obiektu ta kolejność potrafi zdecydować, czy demontaż zmieści się w wyznaczonym czasie. Dlatego harmonogram demontażu ustalamy razem z innymi wykonawcami jeszcze przed rozpoczęciem montażu, nie dopiero po zakończeniu wydarzenia.

Dlaczego dźwiękiem zajmuje się zespół, nie jedna osoba

Przy dużych wydarzeniach dźwiękiem zajmuje się zespół, bo jedna osoba nie jest w stanie jednocześnie obsługiwać stołu mikserskiego, reagować na zmiany w programie i pilnować sprzętu zapasowego. Przy Orange Flex, premierze wymagającej elastycznego podejścia do zmieniającej się w ostatniej chwili przestrzeni, project manager koordynował zmiany w programie na bieżąco z realizatorem, podczas gdy technik odpowiadał za dostosowanie okablowania do nowego układu sali. Taki podział ról pozwolił zareagować na zmianę bez opóźniania startu wydarzenia.

Przy mniejszych realizacjach te funkcje często łączy jedna osoba, ale przy większej skali staje się to ryzykiem, nie oszczędnością. Rozdzielenie odpowiedzialności oznacza też, że awaria jednego elementu nie paraliżuje całej obsługi, bo pozostali członkowie zespołu kontynuują swoje zadania. Klient rozmawia zwykle z jedną osobą, project managerem, ale za kulisami pracuje kilka osób z jasno podzielonymi rolami.

Co robimy, gdy plan sali różni się od stanu faktycznego

Gdy plan sali dostarczony przez obiekt różni się od stanu faktycznego, korygujemy konfigurację na miejscu podczas wizji lokalnej, zamiast trzymać się papierowego rzutu aż do dnia montażu. Przy Moschino (TV) H&M, premierowym pop-up store, rzeczywisty układ przestrzeni ekspozycyjnej różnił się od wcześniejszego projektu architektonicznego, bo elementy scenografii dodano już po jego przygotowaniu. Wizja lokalna tuż przed montażem pozwoliła skorygować rozmieszczenie głośników, zanim stało się to problemem w dniu otwarcia.

Dlatego przy większych realizacjach traktujemy dostarczony plan sali jako punkt wyjścia, nie ostateczną wersję układu. Rezerwujemy w harmonogramie dodatkowy czas na korekty na miejscu, nawet jeśli wcześniejsza dokumentacja wyglądała na kompletną. Ta rezerwa czasowa rzadko bywa w pełni wykorzystana, ale jej brak potrafi zagrozić całemu terminowi montażu.

Podsumowanie

• Planowanie dużego wydarzenia zaczyna się od wizji lokalnej i pełnego programu, nie od wyboru sprzętu.
• Pozycję realizatora czasem trzeba dostosować do ograniczeń sali, nie do teoretycznego ideału.
• Występ na żywo obok wystąpień wymaga osobnego zestawu mikrofonów i wcześniejszego przygotowania kanałów.
• Harmonogram montażu i demontażu warto ustalić wspólnie z innymi ekipami technicznymi z wyprzedzeniem.